БЕЗ ЖЕРТВ И РАЗРУШЕНИЙ (PHARMA MAGAZINE №30, НОЯБРЬ 2017)

НАШ КОНСУЛЬТАНТ

Алина Прудько, провизор по сопровождению клиентов консалтинговой компании «Аптека «Лидер»

Провести качественную (достоверную) инвентаризацию в аптеке в сжатые сроки и так, чтобы она не оказалась сродни стихий­ному бедствию, — достаточно сложная задача. Но не стоит забывать, что время, потраченное на переучет, напрямую влияет на финансовый результат. Уложились за ночь, и наутро работаете в обычном режиме — прекрасно. А если нет? Есть два решения: первое — несмотря ни на что, закончить инвентаризацию, второе — отменить ее. Оба варианта имеют свои последствия.

Кроме того, существует еще одна проблема некорректно проведенной ревизии — это коллективная ответственность, когда за недостачу платят все, что очень демотивирует персонал. Поэтому лучше найти виновника «торжества» и наказать именно его. А для этого переучеты должны проводиться регулярно, часто и малой кровью.

ЕСЛИ «ОТПРАВИТЬ В ИГНОР»

Инвентаризация — это мероприятие, в результате которого мы получаем обоснованное коли­чественное сравнение фактического остатка каждого товара с предполагаемым. Вся ответственность за ее проведение или отсутствие ложится на плечи руководителя аптеки или аптечной сети. Некорректные остатки неминуемо приведут к проблемам.

1. Делая заказ на поставку новой партии товаров, мы основываемся на «призрачных» данных: нет точной информации о том, какого препарата, сколько и где не хватает. При этом сложно делать прогнозы, планировать прибыль и думать о дальнейшем развитии компании. В итоге рушится вся система продаж.
2. Провизор может не удовлетворить запрос посетителя, даже не догадываясь о том, что данный товар есть в наличии. Это приводит к задержке, срыву покупки и, как следствие, недовольству со стороны клиентов, а также к падению продаж.
3. Отсутствие корректного остатка может опосредованно стимулировать воровство, мол, с меня несправедливо высчитали — я компенсирую себе это сам.

БЕЗ ПОДВОДНЫХ КАМНЕЙ

Как же подготовиться к ревизии, чтобы она прошла безболезненно и без неприятных сюрпризов?

 ПОДГОТОВИТЬ КОМАНДУ (КОМИССИЮ) Целесообразно, когда в аптеке существует правильное и удобное зонирование, руководитель формирует фактические места хранения и останавливает продажи сегментированно: инвентаризация позиций на одной полке, стеллаже или в шкафу не займет много времени, но персонал будет понимать, что контроль в компании ведется постоянно.

 ПРОВЕРИТЬ МАРКИРОВКУ ТОВАРА  Стикеры должны быть на каждой упаковке, без обрезанного формата, чтобы сканер беспрепятственно мог считать информацию.

 ПОДГОТОВИТЬ КОМАНДУ (КОМИССИЮ)  Чтобы максимально сократить количество ошибок, сотрудники, проводящие переучет, должны иметь подобный опыт и при этом не быть лично заинтересованными. Если аптека решит через три месяца провести повторную ревизию, для получения объективного и достоверного результата команду необходимо поменять.

ВЫБОР СТРАТЕГИИ И ТАКТИКИ

И все же пугающую процедуру инвентаризации можно из тяжелой рутины превратить в легкий и мотивированный процесс.

• Переучет методом сканера позволит не останавливать рабочий процесс, провести его в сжатые сроки и с наибольшей точностью. Каждый товар в соответствии с требованиями попартийного учета имеет стикер с штрих­кодом — внутренним и производителя, который и сканируется. Кроме того, (и это важно!) команда не только осматривает блистеры (особенно если речь идет о дорогом препарате), но и вручную проверяет наличие их в упаковке (контроль деления ампул, таблеток, дозировок). При использовании этого метода при условном количестве в остатке 20 тыс. упаковок инвентаризация проводится за пять часов.
• Серьезно облегчает процесс наличие в аптеке или на аптечном складе программного обеспечения. Программист выгружает файл с остатками на начало процедуры: эти сведения попадают в систему учета и присоединяются к данным текущей проверки. По окончании файл из сканерной инвентаризации сопоставляется с информацией, которую предоставляло фарм­учреждение, и мы видим результат (недостача, излишек, пересортица).
• Очень эффективным инструментом является «сквозной» переучет. Его проводит руководитель, причем спонтанно и с использованием ПО. Для этого необходимо, чтобы каждая позиция имела свой адрес (строгое место, зону хранения). Система учитывает остатки в конкретной ячейке этой зоны, и программа указывает фармацевту, откуда взять и куда положить товар. Полезным будет введение такого блока (при помощи ПО), как запрет приема и оприходования продукции без потенциального места хранения. Все это позволяет осуществлять инвентаризацию частично (по стеллажу, полке или даже одной ячейке), не закрывая аптеку для посетителей. Желательно составить определенный график таких проверок, регулярно проводя их, например, раз в две недели. Особенно целесообразен анализ тех товаров, которые подозрительно долго «не шевелятся». В фармучреждениях, находящихся в приличном удалении от офиса, эту процедуру можно выполнять даже при помощи Skype.